Inleiding Beheer TOPdesk
Als een bedrijf of instelling TOPdesk gaat gebruiken, zal er uitgebreid uitgezocht worden hoe men de
software het beste kan inrichten. Consultants van TOPdesk adviseren en assisteren daar bij. Er wordt
documentatie opgesteld met de gemaakte keuzes en er worden procedures vastgelegd (wie doet
wat, wie is verantwoordelijk, wie moet op de hoogte gesteld worden et cetera). Gegevens over
personen, vestigingen, behandelaars, hardware, software enzovoorts worden ingevoerd in de
betreffende tabellen. Na testen, verbeteren en trainen van de gebruikers gaat men het systeem echt
gebruiken.
Na verloop van tijd kunnen echter nieuwe inzichten ontstaan over het optimale gebruik van de
software. Of er zijn veranderingen in de organisatie van het bedrijf of instelling. Of veranderingen in
de omgeving: wetgeving bijvoorbeeld, of leveranciers die failliet gaan of overgenomen worden door
andere bedrijven.
Dat zijn allemaal redenen om de instellingen van TOPdesk aan te passen. Over het algemeen zijn dit
aanpassingen die door iemand met adminrechten uitgevoerd worden, niet door de
eerstelijnsmedewerkers.
Nieuwe vestiging en nieuwe ruimte.
Je bedrijf of instelling breidt uit: er komen vestigingen en ruimtes bij.
Voorbeeld – Meedoen in TOPdesk of alleen lezen
Het aanmaken van een nieuwe vestiging of een nieuwe ruimte kan vanuit de kaart voor het maken
van een nieuwe persoon.
- Klik op de puntjes achter vestiging om een kaart te openen.
De naam van de nieuwe vestiging wordt TOPdesk Maastricht. De overige velden zijn niet verplicht. - Vul de naam in en sla de kaart op.
TOPdesk 2020 – Beheer TOPdesk 4/21 - Ga terug naar het tabblad persoon. De nieuwe vestiging kan nu gelijk gekozen worden.
In deze TOPdesk -demo is de module Huisvestingsbeheer ook geïnstalleerd. Daardoor is het in deze
demo ook mogelijk om een nieuwe vestiging te maken via het TOPdeskmenu, Nieuw,
Huisvestingsbeheer, Vestiging.
Op soortgelijke manier is het mogelijk om een nieuwe ruimte in een vestiging te maken.
Prioriteitenmatrix
Je kunt in TOPdesk de prioriteitsmatrix aanpassen. Ieder bedrijf bepaalt namelijk zelf hoe men
prioriteiten toewijst.
Impact en urgentie bepalen samen de prioriteit van een melding. P1 is hier de hoogste prioriteit, P7
de laagste. Meldingen met de hoogste prioriteit moeten het eerst afgehandeld worden.
Deze TOPdesk-demoversie heeft vijf mogelijkheden voor de impact: Individu, Afdeling/Team,
Vestiging, Klant, Alle klanten. Er zijn drie mogelijkheden voor urgentie: Kan niet werken, Kan deels
werken en Kan werken.
Voorbeeld – Meedoen in TOPdesk of alleen lezen - Kies TOPdeskmenu, Instellingen.
- Kies in de Module-instellingen, Meldingenbeheer, Prioriteitenmatrix.
De bovenstaande matrix komt dan in beeld. - Kies in Opzoeklijsten, Impact. Er komt een waarschuwing dat het veranderen van deze
opzoeklijst effect heeft op dienstenniveaus en alle dienstencontracten.
TOPdesk 2020 – Beheer TOPdesk 5/21 - Klik op Toch wijzigen.
- Voeg een Impact Organisatie toe.
- Sla de wijziging op.
Er verschijnt een foutmelding die aangeeft dat deze waarde al bestaat.
.
Via de knop Meer is het filter aan te passen. - Laat alle kaarten weergeven, dus niet alleen de actieve waarden
Dan blijkt dat Organisatie al bestaat, maar gearchiveerd is. Via Meer is het te dearchiveren.
Met het prullenbaksymbool zijn de gegevens te verwijderen. Het verwijderen is pas definitief als de
wijzigingen opgeslagen zijn. Verwijderen lukt alleen als er deze entry nergens gebruikt is. Archiveren
kan wel.
Op vergelijkbare wijze zijn Urgentie en Prioriteit aan te passen. In feite kun je alle opzoeklijsten op
deze manier aanpassen. Iedere module heeft eigen opzoeklijsten. Dit kan verwarrend zijn. De
prioriteiten bij de module Probleembeheer zijn anders dan de prioriteiten van Meldingenbeheer.
TOPdesk 2020 – Beheer TOPdesk 6/21
De lijsten zijn alfabetisch te sorteren met de knop rechts bovenin.
Verplichte velden
In deze demoversie ontbreken de velden impact en urgentie op de eerstelijnsmelding. Dit is aan te
passen in het TOPdeskmenu via instellingen, module-instellingen, meldingenbeheer,
eerstelijnsmeldingen.
Het voordeel van het opnemen van dit veld is dat de prioriteit dan automatisch opgezocht wordt in
de bovenstaande prioriteitenmatrix en ingevuld wordt.
Voorbeeld – Meedoen in TOPdesk of alleen lezen - Vink via het TOPdeskmenu Instellingen, Module-instellingen, Meldingenbeheer,
Eerstelijnsmeldingen aan dat de velden Impact en Urgentie getoond worden bij het invoeren
van een eerstelijnsmelding. - Maak deze velden verplicht.
- Sla deze wijzigingen op.
TOPdesk 2020 – Beheer TOPdesk 7/21 - Maak een nieuwe eerstelijnsmelding.
- Test dat door invoeren van Impact en Urgentie, de Prioriteit direct ingevuld wordt.
Het beheren van leveranciers en het toevoegen van merken en soorten
Ook de TOPdeskdatabase moet up-to-date zijn, dus moeten de namen van een nieuwe leverancier,
een nieuw pc-merk, en een nieuwe categorie bedrijfsmiddelen ingevoerd worden.
Leverancier toevoegen
Voorbeeld – Meedoen in TOPdesk of alleen lezen
In Delft wordt sinds kort ingekocht bij de plaatselijke computershop. Deze moet toegevoegd worden
aan het Leveranciersbestand. - Kies TOPdeskmenu, Modules, Ondersteunende bestanden, Leveranciers.
- Klik rechtsboven op de knop Nieuwe leverancier.
- Vul de naam Computershop Delft in.
Deze leverancier kan gebruikt worden bij eerste- en tweedelijnsmeldingen.
TOPdesk 2020 – Beheer TOPdesk 8/21
Deze leverancier is nu te kiezen in een eerste- en tweedelijnsmelding in de rubriek Afhandeling.
Categorie en Subcategorie toevoegen
Bij meldingen is een beperkt aantal categorieën en subcategorieën te kiezen.
Deze opzoeklijsten zijn zo algemeen voor alle modules, dat ze niet bij de module Instellingen staan,
maar bij de Functionele instellingen.
TOPdesk 2020 – Beheer TOPdesk 9/21
Bij Werkplek Hardware moet de categorie Tablet toegevoegd worden. - Klik op Nieuwe Categorisatie.
o Naam is Tablet, Subcategorie van Werkplek Hardware. - Kies Opslaan.
- Controleer dat deze subcategorie gebruikt kan worden in alle modules.
TOPdesk 2020 – Beheer TOPdesk 10/21
Deze subcategorie is nu te gebruiken in een eerstelijnsmelding.
Merken of soorten toevoegen
De merken en soorten van middelen zijn te vinden bij de opzoeklijsten van de module
Middelenbeheer.
(De module Artikelenbeheer is bedoeld voor de afdeling Inkoop.)
Op termijn zal de module Middelenbeheer vervangen worden door de nieuwe module
Assetmanagement.
Het aanpassen van de lijsten merken en soorten is vergelijkbaar met het aanpassen van prioriteiten
zoals hierboven beschreven. - Merk geldt voor alle middelen.
- Soorten zijn apart te kiezen bij Hardware, Software, telefonie enzovoorts.
TOPdesk 2020 – Beheer TOPdesk 11/21
Objecten filteren
Bij het invoeren van een eerstelijnsmelding zie je alle objecten waardoor het lastig is om op te
zoeken om welke objecten de melding gaat. Je kunt de persoonskaart openen en dan kun je
opzoeken welke objecten gekoppeld zijn aan die persoon.
De beheerder kan echter ook de instellingen van TOPdesk veranderen bij de Functionele
instellingen, Algemeen, rubriek Objecten filteren.
TOPdesk 2020 – Beheer TOPdesk 12/21
Analyse gebruikte termen in de selfserviceportal
Via de Functionele instellingen, Algemeen is het mogelijk om een lijst te downloaden van de
gebruikte zoektermen. Deze lijst kan gebruikt worden om uit te zoeken welke informatie of welke
functionaliteit toegevoegd zou moeten worden aan de selfserviceportal.
TOPdesk 2020 – Beheer TOPdesk 13/21
Inloginstellingen
Bij de functionele instellingen zijn de inloginstellingen te vinden voor behandelaars en voor de
gebruikers van de selfserviceportal. - Gebruikers kunnen in deze demo zelf hun wachtwoord wijzigen.
- Het wachtwoord moet minimaal vijf posities bevatten.
TOPdesk 2020 – Beheer TOPdesk 14/21
Voorbeeld – Meedoen in TOPdesk of alleen lezen - Verander de Minimale lengte wachtwoord selfserviceportal in 4.
- Sla deze wijziging op.
- Meld aan als Erik van Ginneken.
- Klik op zijn naam rechtsboven in het scherm
- Klik op Persoonlijk profiel
- Kies Wachtwoord wijzigen
- Verander zijn wachtwoord in een wachtwoord van 4 posities.
Rechten
Bij de module Ondersteunende bestanden zijn rechtengroepen te vinden. Met deze rechtengroepen
kun je aan groepen van behandelaars bepaalde rechten toewijzen. Dit zijn actieve rechten,
handelingen die zij mogen uitvoeren als zij aanmelden. Wat op de behandelaarskaart aangevinkt
staat, zijn passieve rechten. Als daar staat dat zij eerstelijnsbehandelaar zijn, dan kan hun naam
gekozen worden bij het invoeren van een eerstelijnsmelding.
Voorbeeld – Meedoen in TOPdesk of alleen lezen - Kies TOPdeskmenu, Modules, Ondersteunende bestanden.
- Klik in de rubriek Overzicht op Rechtengroepen.
- Open de rechtengroep Incidentbeheer.
TOPdesk 2020 – Beheer TOPdesk 15/21
Er zijn drie behandelaars in deze groep. - Geef deze behandelaars het recht om standaardoplossingen te maken en te wijzigen (=schrijven)
door deze selecties aan te vinken. - Sla de wijzigingen op.
TOPdesk 2020 – Beheer TOPdesk 16/21
Om te testen geef je behandelaar Marianne Griffioen op haar behandelaarskaart een wachtwoord
om aan te kunnen melden. (Je kunt niet testen als Paul, want Paul heeft adminrechten). - Meld af als Paul.
- Meld aan als Marianne.
- Test of zij een nieuwe standaardoplossing kan maken.
TOPdesk 2020 – Beheer TOPdesk 17/21
Actieverkenner
Na het invoeren van een eerstelijnsmelding wordt direct een e-mail verzonden. Dat is zo ingesteld als
Actie. Het is echter niet mogelijk om in deze demoversie e-mail te verzenden. Het is mogelijk om
deze actie uit te schakelen. - Kies TOPdeskmenu, Modules, Actiebeheer.
- Open in de rubriek Overzicht de Actieverkenner.
- Open de mailactie Aanmelden -> Aanmelder.
- Verwijder in de rubriek Beschikbaar de vink bij Actief.
- Sla de wijziging op.
TOPdesk 2020 – Beheer TOPdesk 18/21
Objecten toevoegen in bulk
Het is mogelijk om meerdere objecten in een bulkupdate te gebruiken bij het onderhoud aan de
configuratiemanagementdatabase van TOPdesk. Dit is bijvoorbeeld handig als de waarden van
diverse velden aangepast moeten worden.
Voorbeeld – Meedoen in TOPdesk of alleen lezen
De kostenplaats van de AED’s van medische instrumentaria moet gewijzigd worden van Facilitaire
zaken in Cardiologie. - Kies TOPdeskmenu, Modules, Middelenbeheer.
- Kies in de rubriek Overzicht Medisch instrumentaria.
- Selecteer alle AED’s.
- Klik op Meer, Bulkbewerking.
TOPdesk 2020 – Beheer TOPdesk 19/21 - Klik op Volgende bij Stap 1.
- Zet een vinkje bij Kostenplaats en kies de kostenplaats Cardiologie bij Stap 2.
- Klik op Toepassen.
Er verschijnt een waarschuwing. - Klik op OK.
TOPdesk 2020 – Beheer TOPdesk 20/21
Het resultaat wordt getoond.
Afbeelding TOPdesk 7:
Maar als je kijkt bij de AED’s is de wijziging wel doorgevoerd.
